Пунктуальность в каждой букве

Уходящий год был богат на юбилеи подразделений ОАО ААК "Прогресс". Вот и под его занавес, 22 декабря, коллектив службы делопроизводства отметил свою первую "круглую" дату.

Понятия "управление", "информация", "делопроизводство", "документ" органически взаимосвязаны и подразумевают под собой совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятия. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Спустя тысячелетия документоведение претерпело ряд изменений, и условия работы усовершенствовались, пройдя этапы рукописной, машинописной, а теперь автоматизированной системы документооборота.

Десять лет назад приказом "Об изменении структурной схемы" от 22 декабря 2004 года генерального директора ОАО ААК "Прогресс" было создано самостоятельное подразделение — "служба делопроизводства", в которую вошли центрально-заводской архив, машинописное бюро и канцелярия. Первым её руководителем стал Илья Рудаков. На протяжении семи лет он грамотно и компетентно выстраивал работу в своём маленьком государстве. До сих пор чётко и слаженно продолжает работать коллектив службы делопроизводства.

Уже три года отдел возглавляет Елена Борина. Начав в 1998 году секретарём в отделе главного конструктора, она не понаслышке знает всю работу службы. С 2007 года влилась в ряды референтов и долгое время была помощником управляющего директора. Елена всегда доброжелательная, приветливая, с улыбкой на лице.

"Работа нашего отдела заключается в регистрации, обработке документов, входящей и исходящей почты. Возникла необходимость исправлять документы на стадии их создания. Пытаемся поднять уровень грамотности на заводе. Анализируя весь период работы, могу сказать, что грамотность у работников предприятия катастрофически снизилась. Грамматические и пунктуационные ошибки допускаются людьми независимо от их образования. Что такое документ с точки зрения простого работника нашего предприятия? Для руководителя подразделения, директора любого уровня приказ — это руководство к действию, порядок действий по организации производства. Мы стараемся повысить значимость документа. Если относиться к документу как к "бумажке", то он таковой и останется.

До сих пор некоторые работники относятся к документам с пренебрежением. А фактически неправильно составленный документ теряет свою юридическую силу. Порой и с путаницей даты могут возникнуть судебные тяжбы".

За последнее время упростилась работа службы в связи с введением полной автоматизации и установкой персональных компьютеров на каждом рабочем месте. Благодаря отделу информационных технологий создана единая сеть на предприятии, где можно посмотреть документы, увидеть формы и приложения. Виртуальное общение и правка документов намного облегчили труд секретарей всех подразделений завода. С благодарностью девчата вспоминают Илью Рудакова, который установил систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства "ЕВФРАТ-Документооборот". В настоящий момент "ЕВФРАТ-Документооборот" выполняет функцию регистрационно-архивной системы.

В работе авиакомпании нельзя полностью отказаться от обращения бумажных документов. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. В задачи службы делопроизводства (для многих привычнее — канцелярии) входит контроль над правильной организацией делопроизводства, соблюдением установленных правил и порядком работы с документами, грамотностью составления приказов и распоряжений, качеством их исполнения, а также методический контроль работы лиц, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях предприятия.

"У нас тоже есть свой брак в работе, — рассказывает начальник бюро Мария Лопатина. — Точнее сказать, не у нас, а у тех, кто составляет документы. Некоторые сотрудники подразделений могут принести и бросить в почту письмо без даты, номера и т. д. Почему при изготовлении детали соблюдаются нормативы — потому что машина не взлетит, а по отношению к документу это не действует. По сути, за каждым документом стоит чья-то судьба. Малейшее изменение или путаница с инициалами сотрудника приведёт к тому, что через какое-то время очень трудно будет отыскать достоверную информацию. Склонение фамилии, а порой и сама фамилия написана неверно — а ведь это завтрашняя наша история и нашего предприятия".

Сама Мария тесно взаимодействует с большим и сложным механизмом под названием "Почта России". Имея профильное образование и большой опыт работы в почтовом отделении, она уверенно ведёт работу в этом направлении.

Слово "документ" в этом отделе произносится с особым трепетом и уважением. Девочки к нему относятся как к одушевлённому предмету. Письма, приказы, распоряжения, почта, поступающая на завод… Обывателю со стороны покажется, что это бумажная волокита, а на самом деле за этим стоит скрупулёзный и ответственный труд немногочисленного коллектива. Инспектор Евгения Жмур и старший инспектор Лилия Волошенко принимают, копируют, вносят, заполняют, раскладывают, записывают и учитывают до сотни документов, приказов и распоряжений в день.

"Понедельник — день тяжёлый, — продолжает Мария. — В буквальном смысле, накапливается очень много корреспонденции, особенно приказов на работу в выходной день, а это примерно до сорока подразделений на предприятии. А потом записать вручную в журнал, потому что это оплата рабочим, документ, который пойдёт в бухгалтерию. В каждой работе есть свои сложности, но мы из них выходим достойно".

Ежедневно Екатерина Фролова разбирает корреспонденцию, конвертирует её и относит на почту, отправляя всё это в порядке живой очереди. Инспектор Ольга Панькив ведёт учет конфиденциальной корреспонденции. Инспектор Ольга Пустынцева производит регистрацию протоколов, распоряжений технического директора, табельный учет. Инспектор по контролю Валентина Толмачёва осуществляет контроль исполнения приказов и распоряжений ОАО "Вертолеты России". Объём работы очень велик, и задав определённый темп, выполняя каждая свою работу, девчата трудятся слаженно и гармонично.

"Коллектив сложился замечательный, — хвалит своих подчинённых Елена Борина, — средний возраст — 35-40 лет, самый трудоспособный. Практически все сотрудницы прошли через секретарскую школу, а это приобретение навыков в делопроизводстве и знакомство с самой системой. Все девчата мобильные и взаимозаменяемые, многие имеют высшее образование и большой опыт работы.

Все трудолюбивые и ответственные работники. С иным складом характера не выдерживают, ломаются, увольняются, одним словом — сдаются. Остаются сильные, выдержанные, уравновешенные. Это работа не только с бумагами и документами, но прежде всего — с людьми".

Референты — это особое подразделение службы делопроизводства. Референт, прежде всего, — это доверенное лицо руководителя. Человек этой профессии должен быть коммуникабельным, инициативным, исполнительным. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь, между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретари-референты всегда в гуще событий. Девочки умело проявляют деликатность в конфиденциальных вопросах. Хорошо владеют речью и письмом. Умеют находить взаимопонимание с руководством, коллегами и сотрудниками завода. Всегда, следуя корпоративному дресс-коду, стильные, аккуратные и выдержанные, причем не только в одежде, но и в поведении и культуре общения. Высокий профессионализм сотрудниц Беллы Вовк, Анастасии Титаренко, Анны Щегловой, Татьяны Ралко, Анны Лебедевой, Екатерины Подольской, Натальи Лукаш помогают руководителям ОАО ААК "Прогресс", лидеру ПРО СМР, решать "бюрократические" проблемы. Отдельно хочется отметить заслуги референта директора по правовым вопросам Ирины Савенко. Очень грамотно и профессионально подходит к своей работе, имея большой стаж и огромный опыт, является неоценимым помощником для руководителя. Она способна решать разнообразные деловые задачи. За безупречный труд Ирина Ивановна награждена Почётной грамотой губернатора Приморского края.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера и консультанта.

Заведующая архивом Татьяна Алексеевна Апухтина и архивариус Людмила Серебрянникова — труженицы невидимого фронта. Их знания по истории технической документации неоценимы. Всё в строгом порядке, в определённых позициях, документы пронумерованы и разложены в центральном архиве завода. Татьяна Алексеевна не один десяток лет хранит тайну производства самолётов и вертолётов, выпускаемых предприятием почти 80 лет. За вклад в авиационную промышленность награждена Почетной грамотой Министерства промышленности и торговли с присвоением звания Ветерана труда.

Не забывает коллектив и о своих пенсионерах, вышедших на заслуженный отдых. С теплым сердцем вспоминают Ольгу Евтифеевну Кузьменко, много лет проработавшую в канцелярии авиакомпании, воспитав себе достойную смену, почти все сотрудницы научились у неё профессиональным навыкам и переняли богатый опыт работы с документами и общению с людьми. Татьяна Александровна Ситникова недавно ушла на заслуженный отдых со званием Ветерана труда, оставив о себе приятные воспоминания.

В этот знаменательный день примите искренние поздравления и пожелания крепкого здоровья, семейного благополучия, успехов в профессиональной деятельности и удачных свершений. Желаем всем мирного неба над головой, удачи во всех начинаниях, новых профессиональных побед! И, естественно, с Новым годом!

«Прогресс Приморья», № 51 (314) от 25.12.2014 г.

Анжела Алексеенко

Добавить комментарий

Опрос:

В каком состоянии, по-вашему, находится машиностроение Приморского края?

Архив